أخطاء يجب على الخريجين الجدد تجنبها عند كتابة الرسائل الإلكترونية

إن إقامة علاقة جيدة مع الشركة التي تود العمل فيها والتواصل معها بفعالية هو أمر في غاية الأهمية أثناء التقدم الى الوظائف، فتسويق مهاراتك وصفاتك الشخصية أمام أصحاب العمل والتواصل معهم بشفافية يساعدك على التميّز عن غيرك من المرشحين خلال مرحلة التوظيف.

في الواقع، يقوم الخريجون الجدد عادة بالتواصل مع الشركة عند التقدم الى وظائفها الشاغرة أو الاستفسار عن بعض الأمور بعد مقابلة العمل. وفي جميع الحالات، يعد إقامة علاقة جيدة مع المدراء والتواصل معهم بشفافية خلال مرحلة التوظيف أمراً في غاية الأهمية، حيث يجب عليك طرح الأسئلة، والأهم من ذلك التعبير عن شكرك وامتنانك. وللأسف يفقد العديد من المرشحين المتميزين فرص عمل رائعة بسبب ارتكابهم لأخطاء عند كتابة الرسائل الإلكترونية. وغالباً ما يقلّل الأشخاص من أهمية كتابة رسائل إلكترونية مهنية ومنظّمة، وبخاصة عند ترك انطباع أولي لدى صاحب العمل.

يقدم لك خبراء بيت.كوم، أكبر موقع للوظائف في الشرق الأوسط، قواعد كتابة الرسائل الإلكترونية لمساعدتك على تجنب ارتكاب أي خطأ قد يُبعد عنك الوظيفة:

1. تجنب استخدام العناوين المُبهمة
احرص على كتابة عناوين واضحة ومختصرة ومتعلقة بموضوع البريد الرئيسي. وعندما تقوم بمراسلة شخص لأول مرة، احرص على إضافة معلومات تحفّز ذلك الشخص على فتح البريد، فقد يكون اسمك وبريدك الإلكتروني غير مألوف للمتلقي، مما يدفعه لتجاهل بريدك.

2. تجنب إرسال البريد في وقت مبكر أو متأخر جداً
خذ بعين الاعتبار بلد إقامة أصحاب العمل وساعات عملهم الرسمية قبل أن تتواصل معهم. فمثلاً، يعد يومي الجمعة والسبت عطلة رسمية في الأردن والإمارات، بينما يعطل الموظفون في لبنان يومي السبت والأحد. وتأكد أيضاً من ارسال البريد في الوقت المناسب من اليوم، فلا أحد يفضل تلقي بريد عند الساعة الثالثة صباحاً.

3. استخدم عنوان بريدي مهني
تقوم معظم فلاتر البريد بإرسال العناوين الإلكترونية التي تأتي على الشكل التالي: Beauty_eyes_gurl_94@unprofessionaldomain.com أو boy.95@unknown.net تلقائياً الى ملف الرسائل غير المرغوب بها، ويتم على الأرجح حذفها إن لم تُرسل الى ذلك الملف. لذا احرص دوماً على اتباع القواعد التالية عند كتابة عنوان بريد إلكتروني: 1) استخدم اسمك الأول والأخير؛ 2) تجنب استخدام الشرطة السفلية واستبدلها بنقطة؛ 3) تجنب استخدام الأرقام قدر الامكان؛ 4) استخدم عنوان رسمي (مثل Gmail، iCloud، (Microsoft أو عنوانك الخاص.

4. تجنب استخدام لهجة غير رسمية
صحيح أن اللهجة المُستخدمة في البريد تعتمد على علاقتك بالشخص المتلقي، إلا أن استخدام لهجة غير رسمية يؤثر سلباً على صورتك. من المحتمل جداً بأن يُعجب مديرك برسالة تشكره فيها أو تتابع عبرها وضع طلبك، وقد تساعدك حتى في الحصول على الوظيفة. ولكن يجب ألّا يجعلك ذلك تبدو كشخص غير مكترث ولا يحترم العلاقة بين المدير والموظف. لذا كن حذراً عند اختيار الكلمات واللهجة والأسلوب.

5. تجنب استخدام لهجة صارمة
إن استخدام لهجة رسمية وصارمة هو بنفس سوء استخدام لهجة غير رسمية، فاللهجة الرسمية الصارمة تجعلك تبدو كآلة أو تظهرك كشخص ليس لديه معرفة بالعلاقات المهنية. يمكنك ببساطة إضافة بعض الكلمات التي تميّز شخصيتك، ولا بأس إن قمت بإظهار حماسك تجاه الفرصة التي حصلت عليها.

6. استخدم توقيعاً مهنياً
تجنب استخدام العبارات المُلهمة أو الصور اللطيفة أو أي شيء آخر لا يثير انتباه المتلقي، إذ يجب عليك كتابة رسائل مهنية وواضحة ومختصرة قدر الإمكان. كما يجب أن يحتوي توقيعك على اسمك وبيانات الاتصال الخاصة بك ودورك الوظيفي الحالي (إن وُجد) وشركتك، ولا حاجة لإضافة تفاصيل أخرى.